La boîte à outils professionnelle, et si on en parlait ?

Dans la plupart des corporations de métiers d’artisan, le premier cadeau qu’on offre à un apprenti qui devient compagnon est une boîte à outils…

Pourquoi l’électricien, le menuisier, ou encore le maçon ne peut-il se déplacer sans sa boîte à outils ? Alors que le professionnel, l’intellectuel non ?

En fait, l’une des plus grosses erreurs que l’école fait est de nous faire croire que ses apprentissages sont suffisants pour nous outiller dans l’immense aventure de la carrière.

Avec pour seul bagage notre diplôme, nous entrons dans la vie professionnelle totalement démuni.e, sans savoir que nous devons nous appuyer constamment, et surtout utiliser divers outils pour faire notre travail.

Constituer une boîte à outils doit devenir un réflexe pour tout bon professionnel. Mais comment la mettre en place ? Quels sont les différents outils à y mettre, où aller les chercher et surtout comment les disposer et quelles sont leur fonction ?

1. Boîte à outils, coffre à outils

Traditionnellement, la boîte à outils est une caisse contenant le nécessaire pour fabriquer, entretenir, réparer des objets, du matériel ou une construction. Chaque boîte à outils est adaptée à un type de domaine spécifique.

Ainsi, si nous retrouvons la truelle et l’équerre chez le maçon et la scie et les clous chez un menuisier, il est normal de se demander que peut contenir une boîte à outils pour professionnel intellectuel.

Il est totalement ignorant de croire que parce qu’on ne fait pas un métier manuel, on n’aura pas besoin de s’appuyer sur du matériel pour exercer sa carrière. Autant le contenu de la boîte à outils s’adapte à chaque type d’artisan, autant chacun de nous devait constituer sa propre boîte selon sa profession, ses tâches et les résultats attendus.

Ne vous attendez donc pas à trouver un coffre sur mesure dans une librairie ou encore boutique spécialisée. Deux avocats peuvent avoir des boîtes à outils différents, dépendamment de leur domaine d’activités et de leurs tâches. Certains outils peuvent être identiques, mais la majorité des autres revient du choix personnel.

2. Que peut contenir une boîte à outils professionnelle ?

a) La bible de la profession : Dans la plupart des professions, il existe un manuel, un livre ou encore un genre de recueil qui recense les grandes lignes de la pratique. Il sert souvent de référence dans les actes à poser et sortant dans plusieurs cas (avocat, comptable, fiscaliste etc.) à se protéger de la loi et éviter les fautes graves. Par exemple, chez un traducteur, on trouvera un dictionnaire de langues, chez un avocat, tous les livres de code, les tables d’impôt pour un fiscaliste, divers manuels de référence chez le professeur etc.

b) Un procédurier : Si vous n’en avez pas, je vous suggère fortement de le mettre en place. Le procédurier est un manuel ou un document dans lequel on recense toutes les étapes de traitement d’un dossier ou encore les étapes ordonnancées d’exécution des tâches. Certaines tâches peuvent être répétitives, mais pour plusieurs dossiers, on peut utiliser des pratiques spécifiques au dossier, adaptées au client ou au fournisseur, selon l’espace géographique ou encore selon les moyens utilisés. Le procédurier assure la continuité de votre entreprise et du poste. Cela évite aussi que les méthodes de travail restent connues uniquement de certaines personnes qui peuvent prendre en otage l’entreprise. Il sert aussi à faire les transferts de compétences. Et à construire la “marque employeur” de votre entreprise. 

c) Vos favoris : À l’ère numérique actuelle, nous consultons au quotidien des sites Internet, des espaces numériques pour avoir des informations, remplir des formulaires, ou encore nous former. Ajouter les adresses et liens de ces sites dans vos favoris vous aide à y accéder n’importe où et n’importe quand tant que vous avez accès à votre profil.

d) Votre agenda ou rétro planning de tâches ou tout autre support de rappel : qui vous permet d’organiser votre semaine ou journée de travail. L’efficacité professionnelle passe par une organisation rigoureuse de ses tâches ou de sa journée professionnelle. Certaines personnes sont encore à la méthode traditionnelle des agendas en papier. D’autres utilisent un agenda électronique ou si vous avez un peu d’aptitude en gestion de projet comme moi, un fichier Excel de rétro planning avec date, temps d’exécution, personnes en interaction, date de livraison et livrables. Chacun fait selon ses moyens, mais cet outil est indispensable. Non seulement il vous guide dans votre quotidien, mais il peut vous servir plus tard à préparer votre bilan annuel et prouver que vous méritez une augmentation salariale ou une promotion.

e) Votre carnet de contacts : Quand on travaille dans un domaine spécifique, on est en relation avec plusieurs acteurs aussi bien en amont comme en aval de votre secteur : des fournisseurs d’accès, des fournisseurs de services, des prestataires, des agents des services publics. Avoir un carnet d’adresses riche ouvre des portes, ce n’est un secret pour personne. Mais la plupart des gens pensent qu’il faut forcément connaitre des personnes influentes avant de prétendre avoir des contacts. Retenez ceci : un concierge répond bien vite et rend service mieux qu’un PDG.

f) Le “truc d’initié” : C’est cet outil que vous avez acquis par votre propre apprentissage ou expérience et qui vous distingue de la pratique des autres collègues. Cela peut être un sourire, votre manière de négocier, votre force de conciliation, bref cette force que vous sortez au moment fatidique et qui vous permet d’avancer sur les dossiers les plus difficiles.

g) Conseils de pro : Dans votre secteur, certains se sont fait un nom. Ils ont réussi tellement bien qu’ils sont devenus des références. Ils donnent souvent le secret de leur réussite. Notez-le quelque part et prenez ensemble sur eux.

h) Autres : ajouter ici tout autre outil que vous utilisez au quotidien dans votre pratique. Que vous pensez être un super précieux pour avancer dans vos tâches!

Quels sont les outils que vous comptez mettre dans votre boîte à outils ?

Je suis curieuse de savoir, prenez un moment pour le partager avec moi.

Que la lumière de Pâques jaillisse en chacun de vous.

Je reste en union et en retrait avec mes abonnés musulmans pour le prochain mois de jeûne qui démarre bientôt.

Fiat Lux

Lüella A.